onayami38

えりた
今回メールをくださったのはペンネームさっぴーさん。求人広告営業を初めて4年目になるそうです。
相談内容
求人広告の営業4年目です。
ありがたいことにお客様も増え、定時の時間内はアポイントに出ずっぱりなことが多いです。

そのため事務作業やアポイント準備、メール対応等がどうしても定時後からしか行うことができず、退勤が23、24時になってしまいます。

また、チーム内に退職者が出たことにより大口顧客を引き継ぎがない状態でいくつか担当することに。定時が9時から18時に対して、私の最近の就業時刻は8時から23時(時には24時)です。また土日のどちらかは出社しています。

しかしながら同じ営業所の他のメンバーはほとんどの方が遅くとも22時には帰社しています。もちろん休日出勤もしておりません。(その分私よりもアポイントの数やお客様の数はすこし少ないです。)

こんなに時間がかかってしまうのも自分の要領が悪いのかなと最近は考えます。えりたさんが効率化を図るために何か行っていたことがあればご教示いただきたいです!

(ご相談内容は編集しています)

さっぴーさんこんにちは!
連日遅くまで残業されていて本当にお疲れさまです…。

朝は早くから、夜は遅くまで、さらに休日出勤もされていてお身体を壊されないかとても心配です。

お客様が増えれば増えるほど日中は出ずっぱりになってしまい、原稿作成や事務作業、提案書作成は会社に戻ってくる18時以降とかになってしまうんですよね…。求人営業時代の私もそうでした。

さらに大口のお客様を急遽引き継ぐと売上を落としちゃいけないというプレッシャーも加わるので、直接訪問そして打合せにより一層労力を注ぐため、さらに帰りが遅くなってしまうんですよね…泣

さっぴーさんの現状は要領が悪いのではなく抱えている顧客がとんでもなく多すぎるからです。まずは上司の方に顧客を他の営業にも担当してもらえないか相談してみてはいかがでしょうか。

その際はただ単に顧客数を減らしたいと伝えるのではなく、たとえば「既存顧客を後輩に引き継ぐことで後輩の売上は安定しますし、私は新規顧客の開拓にも注力できます!」などといって顧客の押し付け感をなくすことをおすすめします。(実際は新規開拓はそれなりでいいと思います…^^;)

それ以外に私の経験による業務効率化 【求人広告営業バージョン】をいくつかご紹介いたします。もうすでに行っていることもあるかとは思いますが、何か少しでも参考になれば幸いです。

(1)原稿作成・事務作業などは内勤さんに頼りまくる

原稿ラフの作成を社内に戻ってから行うと、とても時間がかかりますし、原稿制作も翌日からになってしまいます。

私は打合せ内容を書いたノートをスマホで撮影し、内勤さんにメールまたはLINEで送り、電話で説明して原稿を作ってもらいました。ある程度のデザインやニュアンスは内勤さんのセンスにおまかせです。(掲載顧客の3分の2はおまかせしていました)
また、翌日の打合せで使う過去の求人広告などの準備も内勤さんにお願いしていました。

↑LINEで内勤さんにこんな感じで送っていました。

内勤さんに頼りまくる分、普段から良い人間関係を構築することも重要です。たまにお菓子を配ったりしてごますりしていました笑。

(2)原稿持参型の打合せの際は「ネットプリント」を活用する

たまにいるんですよね、FAXもメールも持っていないお客様が…(絶望)

そういう場合は原稿持参で打合せに行くと思いますが、出来上がった原稿を事務所まで取りに戻るのは時間のロスです。そんなときの強い味方がセブンイレブンにある「ネットプリント」です。

原稿ができあがったらネットプリントでアップロードしてパスワードを作ってもらい、そのパスワードを元に最寄りのセブンイレブンで出力していました。私はこれで格段に時間短縮できました。

(3)徐々に打合せに行く件数を減らしてゆく

すべてのお客様に、そして原稿に愛情を注いでいてもどうしたって時間が足りません…。広告掲載2回目以降はよほどのことがない限り、打合せはメールか電話に移行するようしていました。なので初回の打合せは多少時間がかかってでもみっちりヒアリングして、お客様の人となりを知り尽くし、信頼されるように努力していました。

(4)業種別・求人広告掲載事例スクラップが超役に立つ!

求人広告の原稿作りを長年続けていると、アイデアの枯渇が起きますよね…。そんなときに業種別の求人広告をスクラップして持ち歩いていると何かと役に立ちます。打合せ時にも、原稿作成時にもどちらでも活用できます。

スクラップするのは自社の求人広告・他社の求人広告ごちゃまぜです。「わぁすてき!」と思う広告をちょきちょきハサミで切ってペタッと貼っておきます。原稿作成のアイデアが湧いてくるので時間が大幅に短縮されます。

(5)引き継ぎ先の顧客とはマメなコミュニケーション!

ちゃんとした引き継ぎがされていないお客様は何かと情報が不足しがちですよね。私も何度となくそういった経験があります。把握しきれていないことが多い分、わからないことは遠慮せずにお客様に電話などで聞いていました。わかったようなフリをしてしまうと後々ミスにつながりますし、ギクシャクしてしまいますもんね^^; また「営業担当が変わった機に、これまでやりにくかったことなどあればおっしゃってください!改善します!」などと言うのも効果的でした。何度もやり取りをするうちに自然とコミュニケーションが深まっていたような気がします。

(6)PCメールはスマホへ転送設定を!

営業一人一人に割り当てられた会社メールアドレスにお客様からメールが来ると、確認できるのが事務所に戻ってからとなってしまうので時間ロスになります。なので受信したメールはスマホにも転送される設定をしていました。出先でも確認できますし、スマホで返信したり電話で回答できるのでやり取りがスピーディーです。

他にももう少しあるような気がしますが長くなってしまうのでこのへんで…。

(4)のスクラップはもうやっているかもしれませんが、本当に時短できて便利ですよ!来週のGWでもしお出かけになる際は、お出かけ先にある色んな求人誌を手にとってスクラップの材料にしてみてはいかがでしょうか。

周囲をたくさん頼ることが業務効率化のカギになります。内勤さんに頼むのは申し訳ない…と思うかもしれませんが、頼りつつ業務を前倒しすることが内勤さんの残業時間短縮にもつながります。一人で抱え込まないでくださいね!